Theo khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Điều 6 Nghị định này đưa ra trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao để giải thích rõ hơn về quy định trên như sau:
“1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.”
Căn cứ tại các quy định pháp luật nêu trên, bản sao có thể được hiểu là: bản photo từ bản gốc, bản chụp bằng hình ảnh, bản đánh máy, bản sao có chứng thực, bản sao được cấp từ sổ gốc.
Như vậy, bản sao không chỉ là bản sao có chứng thức hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, để đảm bảo chặt chẽ về tính pháp lý, các cơ quan nhà nước thường yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.
